Como propietario del proceso ( Process Owner  ), soy responsable de gestionar el proceso de principio a fin, garantizando que se cumplan los objetivos estratégicos.

Cómo un BPM – Business Process Management contribuye al éxito de las empresas.

Una gestión de procesos es una forma de gestionar una empresa basada en su flujo de procesos.

El flujo que recorre una empresa de principio a fin, comenzando por los proveedores y hasta el cliente, abarcando todas las actividades que integran el proceso de manera conjunta: producción, stock, comercial, ventas, marketing y redes sociales, recursos humanos, financiera y otras.

Al mapear este flujo, supervisarlo constantemente y medir indicadores de gestión,  es posible actuar sobre él, identificando cuellos de botella, corrigiéndolos y ganando así productividad, eficiencia, competitividad y generando más valor para el cliente.

¿Y qué hace el Process Owner aquí?

Definir a los responsables para que los procesos fluyan de la mejor manera.

Determinando más Process Owners (Propietarios de Procesos), Gestores de Procesos y los Analistas de Procesos.

¿Quién es el propietario del proceso o Process Owner?

Dentro de este modelo de gestión los empleados de la empresa tienen responsabilidades sobre cada paso del proceso. Ser propietario de un proceso no es un cargo, sino un papel que hay que desempeñar para cumplir el proceso.

Es él quien tendrá la responsabilidad general del proceso de principio a fin y de tomar las decisiones relativas al mismo. Según la complejidad del proceso, el propietario puede ser una persona o un grupo.

Algunas de las competencias necesarias para la ejecución de este:

• Tenga una visión sistémica de la organización y no sólo del proceso del que es responsable.
• Sea consciente de los objetivos estratégicos de la empresa.
• Comprenda el proceso en su totalidad.
• Tenga una buena relación con los equipos, convirtiéndose en referencia y autoridad para los implicados en el proceso.
• Tenga capacidad de negociación y poder de decisión.

¿Cuál es la responsabilidad del propietario del proceso?

En la práctica, el responsable del proceso debería:

• Cuidar los resultados del proceso y todo su ciclo de vida.
• Tomar decisiones estratégicas para garantizar que los procesos sigan el camino definido en el plan o cambiar de dirección si los indicadores muestran que es necesario.
• Garantizar que las personas y los sistemas que intervienen en los procesos tengan todos los conocimientos, herramientas y objetivos para llevar a cabo las actividades.
• Definir los indicadores para el control del proceso.
• Sugerir acciones para reducir los riesgos a los que está sometido el proceso.
• Supervisar constantemente los procesos de los que son responsables.
• Resolver los problemas que surjan durante el proceso.
• Rendir cuentas e informes sobre los resultados de las acciones.
• Apoyar la alineación estratégica en colaboración con otros propietarios de procesos.

¿Cuál es la diferencia entre propietario y gestor de procesos?

Las funciones de ambos agentes son distintas e incluso complementarias.

Mientras que el Process Owner es responsable de la toma de decisiones en última instancia, con un papel estratégico, el Gestor del Proceso tiene una atribución más táctica.

• El gestor es el que coordina la realización de los procesos en el día a día y se asegura de que el mapeo se realice según lo previsto, pasando por todas las etapas del BPM.
• El gestor también dirige las acciones para la transformación de los procesos.
• Mantiene el mapeo actualizado en el sistema que se utiliza para la gestión.
• Apoya al Process Owner en el seguimiento constante, el cumplimiento de los indicadores, la gestión de riesgos y define las prioridades.
• En una organización compleja, con muchos procesos, una alternativa es dividirlos en subprocesos, en los que cada gestor será responsable de su operatividad.

¿Cuál es la diferencia entre propietario y analista de procesos?

El analista de procesos es el que actúa en los niveles táctico y operativo, ayudando al Propietario de Procesos y al Gestor a mapear, modelar y mejorar los procesos de negocio.

Es el que analizará los procesos durante la fase de mapeo AS IS, es decir, los procesos ya establecidos en la empresa, y propondrá mejoras en el mapeo TO BE, el ideal para la organización.

Comprende mejor cómo hacer el mapeo AS IS, TO BE y TO DO.

Herramientas de gestión de procesos

Cómo has visto, el Process Owner tiene un papel fundamental en la mejora continua.

Cuanto más se conozcan los procesos, se supervisen las métricas y se actúe para mejorar los cuellos de botella, más ganará la empresa en eficiencia, ya sea en la reducción de costos, la reducción de residuos, el aumento de la productividad, la estandarización de la calidad y otras ganancias.

Para que el Process Owner pueda tomar decisiones basadas en datos y de forma ágil, es importante que se utilicen algunas herramientas.

La automatización aporta varios beneficios a la gestión, haciendo que los procesos sean transparentes y estén disponibles para todos los implicados, facilitando la identificación y la solución de los problemas.

Dashboards, Kanban, el PDCA y los informes de rendimiento son algunas herramientas de gestión que contribuyen a que los procesos sean claros y visibles.

El uso de un BPMS (Business Process Management System) es una solución completa que permite la automatización de todos los flujos de información y tareas de los procesos. En el sistema es posible realizar el mapeo, la ejecución y el seguimiento de los procesos, lo que facilita enormemente el trabajo del Process Owner.